1. Responsable del tratamiento
Razón social: ENEXPIA S.A.S.
NIT: 900561791-9
Domicilio: Bogotá, Colombia
Dirección: Cra. 82 #25G-84
Correo para protección de datos: mcorrales@enexpia.com
Teléfono: (+57) 3156396838
2. Objeto
La presente política tiene por objeto informar a los titulares la forma en que ENEXPIA SAS recolecta, almacena, usa, circula, actualiza, comparte, transmite o suprime datos personales, así como los mecanismos para ejercer sus derechos de hábeas data.
3. Alcance
Esta política aplica al tratamiento de datos personales realizado por ENEXPIA SAS respecto de clientes, prospectos, proveedores, contratistas, trabajadores, visitantes del sitio web y demás titulares cuya información sea tratada por la compañía en Colombia o cuando resulte aplicable la normativa colombiana.
4. Definiciones básicas
- Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
- Titular: persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
- Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y/o el tratamiento.
- Encargado del tratamiento: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
- Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Dato sensible: aquel que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
5. Principios aplicables
- Legalidad en materia de tratamiento de datos.
- Finalidad legítima, clara e informada al titular.
- Libertad: el tratamiento requiere autorización previa, expresa e informada, salvo excepción legal.
- Veracidad o calidad de la información.
- Transparencia y acceso del titular.
- Acceso y circulación restringida.
- Seguridad y confidencialidad.
6. Finalidades del tratamiento
ENEXPIA SAS podrá tratar datos personales, según la relación con el titular, para las siguientes finalidades:
- Atender solicitudes de contacto, cotizaciones, diagnósticos y consultorías.
- Gestionar relaciones comerciales, contractuales, técnicas y administrativas.
- Enviar información sobre productos, servicios, novedades, eventos y contenidos técnicos.
- Realizar análisis de uso del sitio web, seguridad digital y mejora del servicio.
- Cumplir obligaciones legales, regulatorias, contables, tributarias y contractuales.
- Verificar identidad, prevenir fraude y gestionar riesgos.
- Administrar hojas de vida, procesos de selección y vinculación laboral o contractual.
- Gestionar la relación con proveedores, aliados y contratistas.
- Dar respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos.
7. Derechos del titular
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo excepciones legales.
- Ser informado sobre el uso dado a sus datos personales.
- Presentar consultas y reclamos.
- Solicitar la supresión del dato o la revocatoria de la autorización cuando proceda.
- Acceder gratuitamente a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.
- Presentar quejas ante la autoridad competente una vez agotado el trámite interno cuando corresponda.
8. Autorización del titular
ENEXPIA SAS solicitará autorización previa, expresa e informada del titular para el tratamiento de sus datos personales, salvo los casos exceptuados por la ley. La autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos, mensajes de datos, formularios web, correo electrónico, grabaciones o cualquier mecanismo que permita su consulta posterior.
9. Datos sensibles y datos de niños, niñas y adolescentes
ENEXPIA SAS evitará el tratamiento de datos sensibles salvo cuando exista autorización explícita del titular o habilitación legal. En el caso de niños, niñas y adolescentes, el tratamiento se realizará de forma excepcional, respetando su interés superior y sus derechos fundamentales, y procurando, cuando aplique, autorización del representante legal.
10. Canales para consultas y reclamos
Correo: mcorrales@enexpia.com
Dirección: Cra. 82 #25G-84
Asunto sugerido: Consulta o Reclamo de Protección de Datos
11. Procedimiento para consultas
El titular o sus causahabientes podrán formular consultas para conocer la información personal que repose en las bases de datos de ENEXPIA SAS. La consulta será atendida dentro del término legal. Si no fuere posible responder en ese plazo, se informará la causa de la demora y la fecha estimada de respuesta.
12. Procedimiento para reclamos
El titular podrá presentar reclamos cuando considere que la información debe ser corregida, actualizada, suprimida o cuando advierta un presunto incumplimiento de la normativa. El reclamo deberá contener, como mínimo, identificación del titular, descripción de los hechos, datos de contacto y documentos de soporte cuando aplique. Si está incompleto, ENEXPIA solicitará subsanación. Una vez recibido en debida forma, será tramitado dentro de los términos legales.
13. Seguridad de la información
ENEXPIA SAS adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra pérdida, acceso no autorizado, adulteración, uso fraudulento, consulta, divulgación o destrucción no autorizada.
14. Transmisión y transferencia
Cuando ENEXPIA SAS requiera apoyarse en terceros para la prestación de servicios, podrá transmitir o compartir datos personales con encargados o aliados, garantizando obligaciones de confidencialidad, seguridad y tratamiento conforme a la ley. Las transferencias internacionales se realizarán solo cuando exista base legal o nivel adecuado de protección, o cuando aplique una excepción legal.
15. Vigencia de las bases de datos
Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir la finalidad del tratamiento, las obligaciones contractuales y los deberes legales o regulatorios aplicables, y posteriormente durante los plazos de archivo o prescripción que correspondan.
16. Vigencia de la política
La presente política rige a partir de su publicación. ENEXPIA SAS podrá modificarla en cualquier momento; las versiones actualizadas se publicarán en sus canales oficiales. Cuando los cambios sean sustanciales, se informarán por medios razonables a los titulares.